「能力不足」を理由とした解雇を検討する際の注意点
「能力不足」と解雇
職務内容を適切に理解していない、仕事の質や成果が会社の求める水準を満たさない、または業務の効率やスピードに問題があるなどの「能力不足」を理由に解雇はできるでしょうか？能力不足の従業員がいると、その従業員が担当する業務が滞るだけではなく、そのフォローのために、他の従業員にも負担を与えることになり、社内のモチベーションを低下させる原因にもなります。そのため、企業としては、早急に解雇して職場から退場してほしいと考えるでしょう。
もっとも、企業は従業員を雇用した責任として、できるだけ解雇を回避する努力が求められるため、そう簡単に解雇することは認められません。
そこで、以下では、企業が能力不足を理由に解雇する場合に知っておきたいポイントを解説して、解雇トラブルに発展しないコツをお伝えします。
能力不足による解雇と企業側の責任
能力不足を理由とした解雇には、労働契約法第16条による厳しい規制が適用されます。具体的には、解雇が客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は、解雇権を濫用したものとして無効とされます（労働契約法第16条）。
すなわち、解雇が有効とされるためには、解雇権の濫用とされないだけの①合理的な理由と②社会的相当性が必要となります。解雇は非常に厳しい処分ですから、①合理的な理由と、②社会的相当性の有無を調査・確認し、慎重に検討しなければ、解雇は無効となります。
解雇の有効要件である①合理的な理由が認められるためには、業務遂行能力について従業員にも分かるように評価基準を明確にした上で、そこに達していないことが証明できるような資料を集めておく必要があります。
また、企業はいったん雇用した以上その雇用を維持する責任があるため、解雇の場面でも雇用を維持する責任、つまり解雇を回避するための努力（解雇回避努力義務）を尽くさなければ、②社会的相当性が認められません。
解雇以外の対応方法の検討の有無
能力不足を理由とした解雇を検討する際、まずは解雇以外の対応方法を検討しましょう。解雇は労働契約法第16条による厳しい規制を受けるため、他の対応方法を尽くした後の最後の手段となります。
解雇する前に以下の対応方法を尽くしたかチェックしましょう。
☑ 能力不足の確認
☑ 業務の簡素化や業務量・業務負荷の軽減
☑ 業務改善に向けた指導・教育・研修
☑ 配置転換
☑ 降格
☑ 時短勤務やパートタイムなどへの雇用形態の変更
☑ 退職勧奨
「能力不足」社員への対応方針のフロー
能力不足の確認
第一段階としてまずは「能力不足の確認」が非常に重要です。「能力不足」の内容を客観化・数値化しないことには、解雇の有効要件である①合理的な理由の立証が難しくなります。また、指導・教育をしても業務改善に繋がらず業務改善の機会を与えていないとして②社会的相当性が否定されるリスクがあります。「能力不足」の内容を客観化・数値化するためには、業務成果や遂行能力を評価する基準を明確に設定する必要があります。なるべく書面にして従業員に説明できるようにしましょう。
次に、能力不足を示す具体的な事例を記録してください。例えば、「納期を守れなかった」「誤ったデータを使用した」など、業務上の問題点とその影響を具体的に記録してください。
一方で、パフォーマンス低下の原因が業務の過度な負荷、職場環境の問題、指導不足など、本人の能力不足以外の外的要因によるものでないかを検証しましょう。本人の能力不足以外の外的要因による場合は、必要に応じて企業側でその要因を解消する必要があります。
業務改善に向けた指導・教育・研修
解雇回避努力義務の一環として、能力不足の従業員に対しても適切な指導・教育・研修と能力不足を改善する機会を与えなければなりません。その機会を与えたにもかかわらず、改善の見込みがないことを証明できる必要があります。
具体的には、研修、トレーニング、OJT（オン・ザ・ジョブ・トレーニング）などにより、能力不足を改善する機会を与えることが必要です。能力不足を改善させるためには、具体的な改善目標を設定し、指導計画を策定・共有することが重要です。目標は具体的かつ達成可能な内容とし、例えば「ミスを減らす」ではなく、「1か月以内に報告書の誤字脱字を50％減らす」など明確な指標を設定する必要があります。この改善目標に基づき、研修や追加トレーニング、メンターのサポートを含む指導計画を策定・共有し、改善状況を評価する期間を設定します。
また、月に１回程度の定期的な面談で改善状況を確認し、改善点を評価するとともに、未達成部分には指導助言を行います。業務マニュアルの再配布や専門講師の研修など、改善の機会を与えましょう。
このような指導・教育・研修を面談記録や指導書などの書面に落とし込み、その書面を従業員に共有しながら実施することで、従業員が課題を適切に理解し改善に取り組むことができます。一方で、企業側も合理的な指導を行った証拠を残せるため、最終的に解雇が必要となる場合の正当性を補強することができます。記録には日付、内容、参加者の署名などを記載しましょう。
配置転換等の検討
従業員の能力不足が改善されない場合、解雇する前に配置転換、降格、雇用形態の変更を検討しましょう。
まず、従業員のスキルや適性、興味や強みを再評価・再確認しましょう。その上で、従業員が成果を発揮できる新たな部署や役職への配置転換を検討します。例えば、営業職で成果が出ない従業員が、サポート業務や事務職で能力を発揮する可能性があります。配置転換を行う際には、その理由を丁寧に説明し、従業員の意向を確認することが重要です。納得感を得るために面談や書面で異動の目的やメリットを伝えます。異動後も適切なフォローを行い、研修や指導を通じて新しい業務に適応できるようにサポートすることも説明して安心してもらう必要があります。
配置転換が難しい場合は、降格及びそれに伴う賃金減額を検討しましょう。このような降格が労働契約や就業規則と整合しているかを確認する必要もあります。降格においても、その理由を丁寧に説明して、できる限り納得感を得るように努力することが重要であることは配置転換と同様です。
さらに、配置転換や降格以外の選択肢として、時短勤務やパートタイムなどへの雇用形態の転換も検討します。なお、これらの手段はあくまで従業員の同意なしには行い得ないため、能力不足を理由とする解雇を回避するための措置であることを丁寧に説明して、本人の同意を得るように努めましょう。
解雇の検討
業務改善の指導等や配置転換など、あらゆる対策を講じてもなお従業員の能力不足が解消されない場合に、最終手段として「解雇」を検討せざるを得ません。
能力不足を理由とする解雇を行う前に、まず、過去の裁判例に照らし、解雇が有効であると認められるか否かの見通しを立てる必要があります。これまでに行った指導や配置転換の経緯を記録し、合理的な改善期間を設けたことを証明する必要がありますので、この点も最終確認しましょう。
また、「解雇」がやむを得ない状況であったとしても、いきなり解雇を通知するのではなく、まずは退職勧奨により合意による円満退職を目指すことをお勧めします。解雇の場合、解雇法理による厳格な規制や、解雇予告手当金などの規制がありますが、退職勧奨による合意退職の場合、これらの規制は及ばず、不当解雇リスクを回避することができます。
解雇を行う際に注意すべきポイント
ポイント①：正当な解雇理由を整理する際の注意点
解雇の理由が労働基準法や労働契約法、過去の裁判例に基づいて正当であるかを確認しましょう。解雇の有効要件である①合理的な理由と②社会的相当性の有無及び内容、そして証拠の有無及び内容を整理する必要があります。
まず、①合理的な理由については、能力不足を示す具体的な事例を整理しましょう。例えば、仕事のミスが多い、納期を守れない、指導を受けても改善されないなどの具体的なエピソードが必要です。
次に、②社会的相当性については、解雇の前に、企業が行った教育・指導・研修、配置転換などの改善措置がなされたことを示す記録の有無及び内容を整理します。面談の議事録、研修の実施記録、配置転換の提案内容などが書面で残っているか確認しましょう。
これらの整理を踏まえた上で、解雇通知書を作成しましょう。解雇通知書を作成する際には、必ず就業規則を確認し、予定している解雇理由が就業規則上の解雇事由と整合するか否か、就業規則上の解雇手続を履践しているかチェックしましょう。また、必要に応じて、弁護士などの専門家に解雇通知書の適否を確認してもらいましょう。
ポイント②：解雇スケジュール作成の際の注意点
解雇を行う際には、綿密にスケジュールを計画し、これを関係者に共有することが重要です。以下は、解雇スケジュールの一例です。
準備段階（1～3か月前）
・改善や配置転換の記録
業務改善指導や配置転換などの措置を実施し、その結果を記録する。
・解雇理由の整理
解雇理由を整理し、証拠を収集する。
・専門家との事前相談
弁護士などの専門家と相談し、解雇理由が法的に正当か確認する。
・解雇手続きの計画
解雇通知書の準備し、解雇予告期間や予告手当の支払い計画を策定する。
・引き継ぎ計画
業務の引き継ぎをスムーズに行うための計画を策定する。
解雇通知（1か月前）
・解雇予告
解雇予定日の少なくとも30日前に解雇を通知する。
（解雇予告手当を支払う場合は即時解雇も可能）
・書面の交付
解雇通知書を渡し、解雇理由や解雇日を明確に示す。
・面談の実施
解雇理由や経緯を従業員に丁寧に説明し、疑問に答える。
解雇前の対応（解雇通知後～解雇日までの間）
・他の従業員への説明
他の従業員への影響を最小限に抑えるための説明やフォローを実施する。
・引き継ぎの実行
業務の引き継ぎを計画通り実行する。
・社会保険の手続き等の準備
離職票の発行や社会保険の喪失手続きの準備を進める。
・有給休暇の消化や有給による出勤免除
企業秩序を乱す行動や他の従業員のモチベーションを下げる行動に及ぶ場合は出勤させない方がよい場合もあり、その場合は有給休暇の消化や有給による出勤免除も検討する必要がある。
解雇日以降
・業務終了の確認
PCや備品の返却、業務引き継ぎの最終確認をする。
・社会保険の手続き等
離職票の発行や社会保険の喪失手続きを進める。
・最終給与の支払い
未払いの給与や残業代、退職金などを支払う。
このように解雇のスケジュールを整理したら、そのスケジュールや解雇の方針を文書化し、上司や面談担当者等の関係者に共有することが必要です。事前にシナリオを練り、質問が予想される場合には回答を準備することで、面談や説明がスムーズに進みます。
必要に応じて、他の従業員への情報提供も検討します。解雇が行われる際の混乱を避けるため、関連する部署や担当者には適切な情報を共有し、必要以上に不安を煽らないよう注意します。ただし、情報は解雇対象者のプライバシーを尊重しつつ、適切に共有することが求められます。
ポイント③：従業員へ解雇を伝える際の注意点
従業員へ解雇を伝える際には、あらかじめ解雇通知書を作成しておき、これを従業員に渡した上で説明しましょう。解雇通知書には、解雇の理由（できれば就業規則上の根拠規定も含む）と解雇日を明記しておきましょう。また、最終給与の支給日、解雇予告手当金の有無及び金額、退職金の有無及び金額、社会保険の手続きなどの案内など、詳細が記載された書面も準備しておきます。
あらかじめ準備しておいた書面に基づき、誠実かつ冷静な態度で説明しましょう。特に、解雇の理由は口頭でも具体的な補足説明を行い、従業員がその理由を理解できるようにしましょう。事前に整理した解雇理由をもとに、これまでに行った指導、改善の機会、配置転換の検討など、企業が行った取り組みについても説明しましょう。
なお、解雇を伝える場所は、プライバシーに配慮して、会議室など、他の従業員に聞かれない場所で実施しましょう。
従業員の解雇を検討する際には弁護士に相談を
能力不足を理由に従業員を解雇する前に、業務改善に向けた指導や配置転換などを行い、その過程を記録・証拠化する必要があります。また、従業員への解雇通知書には合理的かつ説得力のある理由を記載する必要があります。
このような記録・証拠化や書面の検討は企業だけが行うには限界があります。労働問題の対応に長けた弁護士に相談することにより、不当解雇、解雇無効のリスクを回避することができます。
弁護士法人ブレイスは、普段から多数の労働問題に対応してきた実績があります。能力不足を理由に従業員を解雇する前に、是非ともご相談ください。労働トラブルの回避にお役に立てます。
